QUAN HỆ GIỮA CLIENT & AGENCY: HỢP TÁC HAY ĐỒNG HÀNH ĐỂ BỀN VỮNG LÂU DÀI?

Theo nghiên cứu “Future of Media Agency” từ MediaSense và Liên đoàn các nhà quảng cáo thế giới (WFA), có tới 61% Client không hài lòng với Agency đối tác. Nghiên cứu này được thực hiện qua khảo sát online và phỏng vấn trực tiếp hơn 70 tổ chức marketing đa quốc gia thuộc nhiều lĩnh vực: CPG, chăm sóc sức khỏe, F&B, bán lẻ và công nghệ. 

Kết quả này phản ánh thực tế: Quan hệ giữa Client và Agency ngày càng trở nên phức tạp. 

Liệu Client luôn là người ra lệnh, còn Agency chỉ biết “chiều lòng”? Hay mối quan hệ này cần được định nghĩa lại, không chỉ là hợp tác mà là đồng hành cùng phát triển? 

Tại Le Papillon Agency, chúng tôi tin rằng mối quan hệ Client – Agency hiệu quả chính là đồng hành, cùng nhau chinh phục mục tiêu dài hạn và kiến tạo giá trị bền vững.

ĐỒNG HÀNH ĐỂ ĐI XA HƠN  

Hợp tác với Agency thường chỉ tập trung vào việc hoàn thành một dự án hoặc chiến dịch cụ thể. Khi dự án kết thúc, mối quan hệ cũng có thể dừng lại.

Ngược lại, đồng hành cùng Agency là cách tạo dựng mối quan hệ chiến lược lâu dài. Agency không chỉ thực hiện yêu cầu mà trở thành cố vấn sáng tạo, giúp Client đưa ra quyết định hiệu quả, đón đầu xu hướng và tối ưu nguồn lực.

Sự đồng hành dựa trên niềm tin, minh bạch và chia sẻ thông tin, giúp cả hai bên phát triển mạnh mẽ hơn và đạt được những thành công vượt trội trên thị trường.

TẠI SAO NÊN ĐỒNG HÀNH CÙNG AGENCY THAY VÌ CHỈ HỢP TÁC NGẮN HẠN? 

Trong mối quan hệ giữa Client và Agency, đồng hành là lựa chọn tốt hơn vì nó tạo ra một mối quan hệ bền vững, tăng cường sự tin tưởng, giúp đạt được kết quả tốt hơn và thúc đẩy sự phát triển chung của cả hai bên.

Thay vì chỉ yêu cầu Agency thực hiện một chiến dịch quảng cáo, Client có thể xem Agency như một người cố vấn để xây dựng một chiến lược truyền thông toàn diện. Agency có thể giúp client hiểu rõ hơn về thị trường, đối thủ cạnh tranh và xu hướng mới nhất. Từ đó, Client có thể đưa ra những quyết định sáng tạo và hiệu quả hơn để đạt được mục tiêu kinh doanh của mình.

9 NGUYÊN TẮC ĐỂ CLIENT & AGENCY XÂY DỰNG MỐI QUAN HỆ ĐỒNG HÀNH HIỆU QUẢ

1. Giao tiếp rõ ràng 

Một mối quan hệ Client Agency hiệu quả luôn bắt đầu từ giao tiếp minh bạch. Thiếu thông tin rõ ràng sẽ dẫn đến hiểu lầm, chậm tiến độ và giảm hiệu suất làm việc.

Agency Marketing cần:

• Xác định kênh giao tiếp chính: email, tin nhắn, gọi điện, meeting,…
• Lên lịch họp định kỳ, cập nhật tiến độ thường xuyên.
• Phân công Account làm đầu mối xuyên suốt dự án.
• Chủ động báo trước mọi thay đổi về timeline, chi phí hoặc phạm vi công việc.
• Cam kết phản hồi đúng hạn (ví dụ: trong 24h).
• Soát lỗi kỹ lưỡng trước khi gửi để tránh sai sót.
• Xác nhận yêu cầu qua văn bản.
• Gửi báo cáo định kỳ, đồng thời chủ động thu thập thông tin từ Client.

Client cần:

• Truyền đạt rõ ràng mục tiêu, kỳ vọng và cách phối hợp mong muốn.
• Thống nhất tần suất liên lạc, người phụ trách và hình thức trao đổi.
• Cung cấp đầy đủ thông tin về thương hiệu, sản phẩm, mục tiêu marketing.
• Tránh thông điệp mâu thuẫn, cần đồng thuận nội bộ trước khi làm việc với Agency.
• Phản hồi nhanh chóng, ngắn gọn, tập trung vào vấn đề chính.

2. Làm rõ kỳ vọng ngay từ đầu 

Khi cả Client và Agency hiểu rõ mục tiêu, quy trình và cách phối hợp, công việc sẽ suôn sẻ, tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót.

Agency Marketing cần:

• Hiểu rõ kỳ vọng: KPIs, mục tiêu marketing, báo cáo định kỳ.
• Làm rõ thông tin cần từ Client để tránh nhầm lẫn.
• Đề xuất quy trình phê duyệt rõ ràng, minh bạch.
• Chủ động đề xuất giải pháp và vượt mong đợi.

Client cần:

• Chia sẻ mục tiêu rõ ràng: phạm vi công việc, timeline, kết quả mong muốn.
• Thống nhất cách làm việc, phản hồi rõ ràng và kịp thời.
• Đưa ra nhận xét mang tính xây dựng, tập trung vào giải pháp.

3. Hiểu rõ hoạt động của đối tác 

Để Agency Marketing triển khai hiệu quả, cần hiểu rõ ngành nghề và chiến lược của Client. Ngược lại, Client cần hiểu quy trình làm việc của Agency để phối hợp trơn tru.

Agency Marketing cần:

• Hiểu tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, ngành hàng, khách hàng mục tiêu.
• Chủ động đặt câu hỏi, nghiên cứu và quan sát kỹ lưỡng.

Client cần:

• Nắm vững kiến thức nền về marketing, hành vi khách hàng, phân khúc mục tiêu.
• Hiểu cách Agency vận hành, từ nhận brief đến triển khai.

4. Xây dựng kế hoạch chi tiết 

Mỗi dự án cần một timeline cụ thể, với trách nhiệm rõ ràng cho từng bên.

Agency & Client cần:

• Thống nhất deadline và timeline ngay từ đầu.
• Chủ động bám sát tiến độ, cập nhật thường xuyên.
• Linh hoạt xử lý thay đổi, đảm bảo dự án không bị gián đoạn.

5. Chọn đúng người đúng việc

Đội ngũ là yếu tố then chốt trong mối quan hệ Client Agency.

Agency & Client cần:

• Giao việc cho người phù hợp, hoặc đào tạo để đáp ứng yêu cầu.
• Rõ ràng về vai trò, trách nhiệm của từng cá nhân.
• Kiểm tra mức độ phù hợp: năng lực, kinh nghiệm, tính cách, phong cách giao tiếp.
• Tổ chức gặp mặt, thống nhất quy trình ngay từ đầu.
• Theo sát tiến độ, hỗ trợ kịp thời khi team gặp khó khăn.

6. Lắng nghe kỹ & phản hồi nhanh 

Lắng nghe và phản hồi kịp thời giúp mối quan hệ giữa Client và Agency trở nên bền chặt hơn.

Agency Marketing cần:

• Ghi nhận mong muốn, phản hồi trung thực và đóng góp ý kiến xây dựng.
• Cập nhật thông tin thị trường, xu hướng mới.
• Cam kết đúng tiến độ, không né tránh vấn đề.

Client cần:

• Lắng nghe đề xuất từ Agency, phản hồi rõ ràng, trung thực.
• Ưu tiên phản hồi nhanh yêu cầu chỉnh sửa, phê duyệt.
• Tôn trọng ý kiến chuyên môn của Agency.

7. Tránh yêu cầu quá mức

Yêu cầu hợp lý là cần thiết, nhưng yêu cầu dồn dập và không thực tế sẽ khiến cả hai bên kiệt sức.

Agency & Client cần:

• Xem xét kỹ yêu cầu trước khi gửi.
• Đặt mình vào vị trí đối tác để đồng cảm và phối hợp tốt hơn.

8. Phản hồi trung thực

Góp ý trung thực, thẳng thắn để cải thiện hiệu quả.

Agency & Client cần:

• Giao tiếp rõ ràng, không vòng vo, tránh phóng đại.
• Trình bày quan điểm có căn cứ, đúng thời điểm.
• Tập trung vào giải pháp, không đổ lỗi.
• Giữ thái độ chuyên nghiệp, kiểm soát cảm xúc.

9. Xây dựng niềm tin 

Để mối quan hệ này thực sự mang lại hiệu quả, Client cần có niềm tin và Agency cũng phải đủ năng lực để chứng minh.

Agency Marketing cần:

• Thấu hiểu ngành hàng, cam kết deadline, minh bạch về quy trình và chi phí.
• Bảo mật tuyệt đối thông tin Client, đưa ra điều khoản bảo mật rõ

Client cần:

• Tin tưởng vào chuyên môn và đề xuất của Agency.
• Trao đổi sớm khi phát sinh vấn đề, xem Agency là đối tác chiến lược, không phải chỉ là bên thực thi.

LỜI KẾT 

Mối quan hệ đồng hành giữa Client và Agency không tự nhiên mà có, cũng chẳng thể xây dựng trong ngày một ngày hai. Tuy nhiên, đây là điều xứng đáng để theo đuổi vì nó tạo ra những dự án thành công hơn, kết quả tốt hơn và trên hết là khiến công việc trở nên thú vị hơn cho tất cả những người tham gia. Cuối cùng, một mối quan hệ Client Agency đồng hành hiệu quả sẽ mang lại nhiều doanh số tốt hơn, lợi nhuận cao hơn và sự phát triển bền vững cho cả hai bên.